剛閉幕的全國住房城鄉建設工作會(huì )議明確，管好城建檔案，完善工程建設檔案管理制度，建立城建檔案移交履約信用監管機制，推進(jìn)城建檔案數字化建設。
城建檔案數字化建設是應對新形勢、新任務(wù)、新要求的必然選擇。近年來(lái)，湖南、山東等地統籌實(shí)際需求，有序推進(jìn)平臺開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮數智賦能效應，提升城建檔案收集管理效率和服務(wù)效能。
運用數字技術(shù)
數字化檔案具有易于保存、方便查詢(xún)、管理高效等優(yōu)點(diǎn)，體現了城建檔案資料保存管理的趨勢和方向。為提高數字化檔案收存比例，多地開(kāi)發(fā)上線(xiàn)城建檔案管理一體化平臺，突破事后歸集思維局限，通過(guò)外延服務(wù)端口，在線(xiàn)上實(shí)時(shí)指導、動(dòng)態(tài)審核各參建主體提交的項目材料，實(shí)現對建設工程檔案的全過(guò)程管理，確?？陀^(guān)記錄和反映工程建設情況。
去年，湖南省建成全國首個(gè)數字城建檔案館，充分運用大數據、人工智能等信息技術(shù)，通過(guò)明確建筑工程立項、規劃、勘察設計、施工和竣工驗收等各個(gè)階段數字化檔案歸檔標準，打造住房城鄉建設行業(yè)項目庫、機構庫、人員庫、信用庫。
據介紹，建設全省統一的數字城建檔案館的核心是房建和市政項目的數字化歸檔，大幅降低建設投資和運行管理成本，方便全省統一進(jìn)行異地備份和利用查詢(xún)。對于增量項目，主要依托項目動(dòng)態(tài)監管等系統進(jìn)行數字化結構化提取和分階段歸檔;對于存量項目，主要按照需求牽引和急用先行的原則，逐步實(shí)現所有存量項目的數字化歸檔。
山東省濟南市高新區創(chuàng )建數字城建檔案館，以移交便利化、指導全程化、利用便捷化、證書(shū)電子化為目標，推進(jìn)檔案數字資源跨區域、跨部門(mén)共享利用，實(shí)現建設工程檔案移交“一網(wǎng)通辦”，大幅縮減移交檔案的時(shí)間及成本。
打破部門(mén)和行業(yè)限制，深化系統互聯(lián)、信息互通，實(shí)現檔案信息資源的“一鍵抓取”和系統間共用。聯(lián)通濟南市數字化圖紙閉環(huán)管理系統、電子證照系統、高新區城市建設管理智慧化平臺、工程建設項目審批等業(yè)務(wù)平臺，系統間直接獲取電子證照、電子竣工圖等原生電子檔案信息;從檔案的接收、指導、審核、信用、監管到移交證明手續推送至審批系統，全業(yè)務(wù)流程實(shí)現“一網(wǎng)通辦、一屏通覽”。其中，檔案移交中占比較大的竣工圖實(shí)現單套制移交，由原來(lái)的8個(gè)環(huán)節縮減為3個(gè)環(huán)節，既有效解決了整理繁瑣、核查難等問(wèn)題，又為項目單位節省了70%以上的費用、90%以上的時(shí)間。
集成數據，構建信息服務(wù)中心。通過(guò)打造數字城建檔案管理系統，創(chuàng )新推行工程檔案智能化接收、數字化存儲、高效化應用，縮短工程資料編制、檔案移交、資料報送、網(wǎng)上查詢(xún)時(shí)限。利用系統自動(dòng)生成的數據信息，實(shí)現數據精細化管理、分類(lèi)分項統計，按需形成分析報表，為項目工程改擴建、裝飾裝修、拆遷等工程提供既有建(構)筑物抗震性能、人防、消防、電梯設備等要素分析，為城市規劃編制和審批、老舊小區更新改造、房屋質(zhì)量安全鑒定、建(構)筑物普查等提供數據支持。
提升保管效能
為進(jìn)一步提升館藏檔案保管功能，多地推進(jìn)檔案館智慧化建設工作，全面升級城建檔案容量。
浙江省衢州市探索構建城建檔案大數據管理體系，推進(jìn)城建檔案系統優(yōu)化及存量檔案數字化項目實(shí)施，共完成工程檔案規范化整理3333卷、掃描加工10158卷。新檔案館增至1000平方米，密集架總長(cháng)6931米，預計可接納檔案約17萬(wàn)卷，滿(mǎn)足未來(lái)6—7年歸檔需求，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案管理及安全防范體系，通過(guò)智慧安全庫房建設，實(shí)現對基礎設施與檔案數據的智能監測、實(shí)時(shí)預警、多維度管控、智慧應急處理，強化保管服務(wù)能力，提升安全管理與檔案管理服務(wù)水平。
天津市城市管理委員會(huì )以檔案信息化建設為牽引，強化數字化理念、運用數字化手段，創(chuàng )新工作思路，推動(dòng)城建檔案數字化轉型。通過(guò)開(kāi)發(fā)OA(辦公自動(dòng)化)系統公文模塊收發(fā)文流程，打造電子公文共享數據庫。OA系統開(kāi)通歸檔端口后，同步引入檔案局館室一體化系統，利用同步功能，實(shí)現城建檔案一體化管理。
開(kāi)發(fā)過(guò)程中，天津市城市管理委員會(huì )與市檔案局、網(wǎng)信辦積極對接，將文件歸檔工作前置到收發(fā)文辦理運轉環(huán)節，從源頭控制數字檔案信息的生成、移交、歸檔、保管、利用等環(huán)節，確保歸檔后的檔案信息規范、完整、有效。去年以來(lái)，已完成電子公文在線(xiàn)檔案同步歸檔135件。
方便查詢(xún)使用
房屋裝修時(shí)，如何避免破壞承重墻、挖斷水電管線(xiàn)等情況，確保房屋安全?浙江省溫州市開(kāi)展惠企便民查檔服務(wù)，上線(xiàn)城建檔案查詢(xún)系統。只要打開(kāi)手機刷一刷臉，就能調出名下房產(chǎn)的平面圖、水電圖，房屋結構、水電管線(xiàn)一目了然。
據了解，該系統具備信息一鍵提取、電子簽章、聲像檔案數據庫等功能，提升檔案管理服務(wù)專(zhuān)業(yè)化、規范化、便利化水平，涉及老舊小區改造及拆遷、地下市政基礎設施普查、房屋安全鑒定、消防排查、加裝電梯等多個(gè)方面。
隨著(zhù)城市建設不斷推進(jìn)，房屋裝修、項目審批等場(chǎng)景對城建檔案的利用需求逐漸增多。“以前只能線(xiàn)下查詢(xún)，很不方便。”一位有查詢(xún)需求的市民說(shuō)，“線(xiàn)下查檔需要的證明材料多，距離遠、耗時(shí)長(cháng)、查詢(xún)率低。”
為了方便群眾查詢(xún)，工作人員完成館藏數據梳理，確保數據的精準性。在內部數據梳理的基礎上，溫州城建檔案查詢(xún)系統打通了城建檔案館與不動(dòng)產(chǎn)中心的業(yè)務(wù)壁壘，與各區縣城建檔案實(shí)現聯(lián)查。去年6月，溫州市城建檔案查詢(xún)系統在“浙里辦”上線(xiàn)試運行，市民不需要提交任何材料，在“浙里辦”刷臉通過(guò)身份認證后即可進(jìn)入該應用。系統顯示的房產(chǎn)信息詳細豐富，包括規劃許可證、施工許可證、總平面圖、建筑及結構竣工圖等，目前已收錄全市40萬(wàn)余戶(hù)城建檔案信息。
(盛 卿)
