在信息化環(huán)境下，建設工程實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生了大量的電子文件，特別是新修改的《檔案法》明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力以后，從社會(huì )需求和檔案管理的角度，建設工程電子文件亟須規范形成、流轉和歸檔。我們在實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索建立真實(shí)準確、清晰完整的建設項目電子文件檔案，全面實(shí)現建設電子文件檔案數字化管理道路，切實(shí)保障建設工程電子文件高效存儲和有效利用。
新修訂的《中華人民共和國檔案法》(第十三屆全國人大常委會(huì )第十九次會(huì )議審議通過(guò)， 2021年1月1日起正式施行)由6章27條修改為8章53條，增設“檔案信息化建設”“監督檢查”兩章內容，明確國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統載體檔案數字化，明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，為檔案工作由紙質(zhì)檔案“單套制”歸檔、紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙套制”歸檔向電子檔案“單套制”歸檔掃清了法律效力障礙。
建設工程項目的檔案管理工作，是國家檔案的重要組成部分，也是對建設項目進(jìn)行監督、審計、管理、驗收及維護、改造的重要依據。傳統的建設工程項目檔案管理工作，以紙媒為媒介進(jìn)行制作，簽批、整理、歸檔都面臨著(zhù)共享難、查找難、效率低、紙張浪費等諸多弊端。推進(jìn)建設工程檔案電子化，對建設項目而言，傳播速度更快，協(xié)同共享更順暢，項目管理更規范，分析處理更高效，成本效益更優(yōu)化。以信息技術(shù)改變傳統的檔案工作模式，逐步實(shí)現檔案數字化管理的全面應用。
為全面貫徹落實(shí)中央、省、市關(guān)于工程建設項目審批制度改革和營(yíng)商環(huán)境改善的決策部署要求，2019年，濟寧市城建檔案管理機構和濟寧蓼河東方生態(tài)建設開(kāi)發(fā)有限公司聯(lián)合開(kāi)展試點(diǎn)，分別同步開(kāi)發(fā)建設工程電子文件接收歸檔管理系統和濟寧蓼河東方生態(tài)建設開(kāi)發(fā)有限公司項目文件流轉系統，在濟寧高新區生態(tài)水系綜合治理及景觀(guān)提升PPP項目試點(diǎn)應用。把工程資料表格內置，實(shí)現電子表格自動(dòng)流轉，施工過(guò)程中形成的原生電子文件使用電子簽章，驗收時(shí)不用再移交紙質(zhì)檔案，大大提升了城建檔案驗收水平。
一、建設工程文件的形成與流轉
在前端，項目文件流轉系統綜合運用互聯(lián)網(wǎng)移動(dòng)技術(shù)、云服務(wù)技術(shù)、大數據等信息化技術(shù)手段，聚焦工程施工現場(chǎng)管理需求，緊緊圍繞工程項目管理中設計管理、采購管理、施工管理、合同管理、安全管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、人員管理等關(guān)鍵管理要素，建立管理高效協(xié)同、信息智能采集、數據科學(xué)分析、過(guò)程智慧預測的施工現場(chǎng)立體化信息網(wǎng)絡(luò )，強化項目資訊、信息發(fā)布，將相關(guān)業(yè)務(wù)管理域的需求融合在功能和流程內，形成多部門(mén)合力協(xié)作場(chǎng)景，建立了管理高效協(xié)同的項目管理信息系統。通過(guò)在線(xiàn)編輯結合線(xiàn)上流轉兩大主要模塊，系統靈活調用、審批、簽字、蓋章等功能，滿(mǎn)足用戶(hù)多地審批。實(shí)現企業(yè)降成本、社會(huì )減資源的雙贏(yíng)成果。
1.系統建設目標
以工程項目為基礎，聚焦工程現場(chǎng)文檔管理場(chǎng)景，橫向貫穿工程文檔全生命周期，縱向進(jìn)行工程文檔結構分解，形成涵蓋工程文件、項目知識、檔案、數字化移交、再利用等的一體數字化管理，并以信息系統為支撐、管理體系為保障，實(shí)現工程文檔價(jià)值最大化。
2.系統實(shí)施范圍
工程項目的文檔管理包含項目建設過(guò)程中文檔的產(chǎn)生和項目結束時(shí)文檔的歸檔。平臺基于工程項目建設期間全要素(施工、質(zhì)量、安全、進(jìn)度等)，全周期，全過(guò)程(動(dòng)態(tài)痕跡)，全方位(業(yè)主、監理、總承包、施工各參建方)的思路構建，形成過(guò)程記錄、檔案資料數據庫，確保逐漸形成的數據與最終檔案一致且同步完成。
3.系統實(shí)施內容
文件在其生命周期的不同階段有其不同的作用和價(jià)值，因而需要采用不同的管理原則和方法。通過(guò)運用全生命周期理論對文檔進(jìn)行分析和規劃，將各階段管理內容和目標進(jìn)行界定，彌補了以往管理的缺失部分;同時(shí)將各階段有機整合在一起，實(shí)現文檔屬性的傳輸，從而實(shí)現一次輸入全局利用，減少操作人員不必要的重復勞動(dòng)，提高文檔的一致性和準確度。
結合工程項目的實(shí)際情況，將文檔生命周期劃分為五個(gè)過(guò)程，分別為生成、流轉、歸檔、移交、再利用。
二、建設工程文件的驗收與歸檔
在末端，為適應電子信息化的要求，濟寧市建設工程文件接收歸檔系統2019年立項，2021年5月研發(fā)完成并上線(xiàn)投入試運行，2022年10月被山東省住建廳列為科技項目試點(diǎn)。
該系統將信息技術(shù)與檔案管理工作相結合，設有建設工程電子文件形成與采集、歸檔與管理、封裝與移交、數據接收等模塊，實(shí)現了建設工程電子文件的孕育、形成、收集、積累、整理、歸檔、利用與檔案移交等全部功能，改變了傳統的檔案收集、報送和監管方式。通過(guò)該系統，建設單位可隨工程進(jìn)度，實(shí)時(shí)收集檔案資料，將有效改善目前因建設周期長(cháng)、人員流動(dòng)大等造成的檔案資料收集難度大、真實(shí)性完整性難以保障的狀況。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò )接收驗收電子檔案，城建檔案管理機構可一次性提出修改意見(jiàn)、一次性線(xiàn)下接收紙質(zhì)檔案，提高了工作效率，為企業(yè)節約了時(shí)間和成本，進(jìn)一步改善了營(yíng)商環(huán)境。
三、建設工程電子文件的歸檔
建設工程文件以電子文件的形式歸檔，其中的元數據文件需預先進(jìn)行文件格式的轉換，紙質(zhì)文件需在歸檔前進(jìn)行數字化處理，以滿(mǎn)足歸檔要求。
1.建設工程元數據文件的格式轉換
目前，計算機操作系統、應用軟件種類(lèi)繁多，辦公自動(dòng)化、計算機輔助制圖軟件、檔案管理軟件所用的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、數據庫系統也是多種多樣，因此造成了電子文件格式的五花八門(mén)，同時(shí)各種管理軟件又互不兼容，甚至軟件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，這就嚴重阻礙了電子文件接收和電子檔案管理工作的開(kāi)展。為了解決這一難題，在前端系統的設計中，我們采用數據庫轉換、文檔轉換、圖像轉換等相關(guān)技術(shù)，從不同角度解決電子文件不同格式轉換成統一格式進(jìn)行統一管理的問(wèn)題，從而使電子文件管理不再依賴(lài)于原生成系統，使電子文件的管理更加便捷和規范。
2.建設工程紙質(zhì)文件的數字化
紙質(zhì)文件的數字化一般有兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)：一是在建設工程業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中對紙質(zhì)文件實(shí)施數字化，如收文的數字化、合同的數字化等。二是歸檔之后的數字化，主要針對辦理完畢并且履行了歸檔手續的紙質(zhì)文件。
四、電子文件的歸檔方法和質(zhì)量保證措施
在項目流轉系統中，建設單位、施工單位和監理單位等參建單位可以根據文件的形成時(shí)間，靈活采取實(shí)時(shí)和定期兩個(gè)歸檔時(shí)間。
1.電子文件歸檔方法
建設工程文件的歸檔一般包括以下方面，一個(gè)是參見(jiàn)單位電子檔案形成者向本單位檔案管理部門(mén)歸檔，第二個(gè)是勘察、設計、施工、監理等單位在工程進(jìn)行過(guò)程中或者竣工后統一向建設單位歸檔，第三個(gè)是建設單位在工程進(jìn)行過(guò)程中或竣工驗收后3個(gè)月內向當地城建檔案管理機構歸檔。
在項目流轉系統內部，電子文件歸檔一般采用邏輯歸檔方法，即系統開(kāi)發(fā)建設單位檔案部門(mén)不接收實(shí)體電子文件，不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )接收歸檔的電子文件目錄，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò )對歸檔的電子文件進(jìn)行遠程在線(xiàn)管理。而由系統開(kāi)發(fā)建設單位分發(fā)給其他系統使用單位(如設計、建設、監理、檢測等)的檔案部門(mén)則在文件流轉過(guò)程中采取邏輯歸檔方法歸檔，文件流轉完成后采用物理歸檔的方法，即將電子檔案實(shí)體從原機構的文檔管理系統中轉移至檔案部門(mén)的檔案管理系統中，或下載打印后移交本單位檔案管理部門(mén)管理。
物理歸檔主要有兩種方法。一是脫機移交，將電子文件存儲到脫機數字媒體(如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán))上，再向檔案部門(mén)移交。二是在線(xiàn)移交，通過(guò)內部網(wǎng)或局域網(wǎng)傳輸歸檔的電子文件。
工程竣工后，建設單位需向城建檔案管理機構移交一套符合要求的電子檔案，此時(shí)電子文件的歸檔采取的是物理歸檔方法。
2.歸檔電子文件的質(zhì)量保障措施
歸檔的電子文件必須滿(mǎn)足以下要求并采取相應措施：
(1)真實(shí)性。要求歸檔電子文件必須是當時(shí)當人當事形成的，版本準確。在歸檔時(shí)需要由電子文件形成部門(mén)對歸檔電子文件內容的可靠性、稿本的準確性及雙套文件的一致性確認。歸檔時(shí)經(jīng)過(guò)格式轉換的文件，如果發(fā)生形式上的變化，需要認定這種變化不影響電子文件內容的真實(shí)。
(2)完整性。要求歸檔電子文件及其相關(guān)文件齊全，元數據完備，且文件與相關(guān)文件、元數據的連接手段有效。具體包括：傳統意義上的文件及其關(guān)聯(lián)文件齊全，如正文和附件、請示與批復等;保證描述電子文件及其形成過(guò)程的元數據齊全完整;根據具體情況收集電子文件長(cháng)期可用性的特殊軟件及硬件等。
(3)有效性。要求歸檔電子文件盡可能采用符合要求的標準格式，能夠被打開(kāi)并有效表現所載內容。此外，歸檔文件還必須經(jīng)過(guò)整理，文件命名符合要求，關(guān)鍵詞揭示主題特征，以方便日后查詢(xún)利用。
(4)安全性。要求歸檔電子文件不得含有病毒等不安全因素。存儲移交電子文件的載體應經(jīng)過(guò)檢測，應無(wú)病毒、無(wú)數據讀寫(xiě)故障，并應確保接收方能通過(guò)適當設備讀出數據。
通過(guò)建設項目流轉系統與建設工程文件接收歸檔管理系統的有機結合，實(shí)現了建設工程文件從形成、企業(yè)內部高效流轉到竣工后向工程所在地城建檔案管理機構的無(wú)縫歸檔，既提高了企業(yè)工作效率，又降低了工程管理及其檔案管理的成本，是中小城市建設工程電子文件歸檔管理的有益嘗試。(陳健 于惠杰)(陳健供職于濟寧市住房保障和房地產(chǎn)發(fā)展事務(wù)中心 于惠杰供職于濟寧市水利事業(yè)發(fā)展中心)
